ابزار و مفاهیم حسابداری
- حساب
در حسابداری مفهوم حساب به ابزاری اطلاق می شود که وظیفه اصلی ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مالی را بر عهده دارد . در واقع حساب را می توان پرونده مفصلی محسوب کرد که تغییرات در یک دارایی معین و یا بدهی خاص و یا سرمایه مالک یک موسسه تجاری را در یک دوره زمانی مشخص نشان می دهد.
حساب در یک صفحه یا یک کارت و یا یک فایل کامپیوتری به طور جداگانه ثبت می شود و هر حساب شامل سه بخش است. "عنوان حساب" و " طرف بدهکار" و " طرف بستانکار".
عنوان حساب مشخص کننده این است که اطلاعات مالی درج شده در حساب مربوط به کدامیک از اقلام دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و یا هزینه است.
طرف راست حساب در حسابداری بدهکار و طرف چپ حساب بستانکار نامیده می شود و ثبت کردن عدد و رقمی را در سمت راست هر حساب اصطلاحا " بدهکار کردن" و ثبت عدد در سمت چپ حساب را " بستانکار کردن" می نامند.
باید توجه کرد که بدهکار و بستانکار کردن یک حساب به مفهوم معنای رایج آن نیست و یک " دید" است. اکثر مردم قبل از آشنا شدن با حسابداری نسبت به این دو کلمه دیدگاههای مختلفی دارند اما در حسابداری وقتی میگوییم حسابی بدهکار شد یعنی به طرف راست آن حساب عددی اضافه شد و وقتی میگوییم حسابی بستانکار شد یعنی به سمت چپ آن حساب عددی اضافه گردید و ارتباطی به بدهکار بودن یا طلبکار بودن از شخص خاصی ندارد. بیاد می آورم که تا ماه اول شروع اولین ترم دوره کارشناسی حسابداری در دانشگاه با این دو مفهوم و درک دیدگاهی آن مشکل داشتم.
- سند حسابداری
برای اینکه بتوان رویدادهای مالی را در یک سیستم حسابداری ثبت نمود از فرمی بنام سند حسابداری استفاده میشود که ضمایم و مدارکی که باعث بوجود آمدن این رویداد مالی شده بعنوان پیوست یا ضمائم به سند حسابداری الصاق گردیده و حداقل ده سال نگهداری می گردد. سند حسابداری میتواند دستی یا کامپیوتری باشد.
سند حسابداری باید دارای خصوصیات یا مشخصات زیر باشد:
- شماره سند.
- تاریخ سند.
- تعداد پیوست ها یا ضمائم.
- ستون شماره روزنامه که در آن شماره صفحه ای که سند در دفتر روزنامه ثبت میگردد، درج می شود.
- ستون شماره معین که در آن شماره صفحه دفتر معین یا جزء که سند در آن ثبت شده درج می گردد.
- ستون شرح که شرح مختصری از رویداد مالی منجر به صدور سند در آن نوشته می شود. بطور مثال "خرید یکصد عدد لوح فشرده"
- ستون مبلغ جزء که مبالغ جزء تشکیل دهنده یک حساب کل جداگانه در آن درج میشود.
- ستون بدهکار که مبالغ بدهکار شده هر حساب که در واقع مجموع حسابهای جزء همان حساب است در آن ثبت میگردد.
- ستون بستانکار که مبالغ بستانکار شده هر حساب که در واقع مجموع حسابهای جزء همان حساب است در آن ثبت میشود.
- ردیف جمع که جمع کلیه ستونها جهت کنترل صحت عمل ثبت و همچنین موازنه حسابها در آن ثبت میشود. باید توجه داشت که جمع ستون بدهکار و بستانکار می باید با هم برابر بوده و درصورتی که یک سند در یک صفحه ثبت آن به اتمام برسد جمع ستون جزء مجموع دوستون بدهکار و بستانکار باشد.
- مشخصات تنظیم کننده سند و مسئول تائید کننده که در انتهای اسناد حسابداری درج میگردد و پس از تائیدات مربوطه قابلیت ثبت در دفتر روزنامه را دارد.
- کلیه ضمائم و اسناد و مدارک مثبته ای که به موجب آن سند حسابداری تحریر شده است می باید ضمیمه اسناد حسابداری شود و تعداد ضمائم نیز در قسمت پیوست درج گردد که جزء لاینفک سند است.
بر اساس آئین نامه نگهداری و تحریر دفاتر موضوع قانون مالیاتهای مستقیم:
ماده ۹- سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حساب هایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و پس از امضاء مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می باشد.
ماده ۱۰- مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می گردد.
محمد حسین صفایی
مطالب و مابع بیشتر را در سایت dariksoft.com مطالعه فرمایید.
